1) Ne pas se mettre la pression tout de suite.

Rien de pire que d’arriver au bureau et de tout de suite sentir la pression des responsabilités, le retard dans les dossiers, les appels manqués …

L’une de mes astuces est d’avoir un bureau vide. En effet on a l’habitude d’avoir un bureau avec des piles de dossiers, une corbeille à courrier, des « pense bête » un peu partout. Si l’avantage est qu’on a tout à portée de main, l’inconvénient est que ces papiers disent à notre inconscient « tu vois comme tu es débordé, tu as beaucoup de travail, ça va être dur aujourd’hui ! » .

Personnellement, je me suis donné comme habitude de ranger mon bureau chaque soir avant de partir. Je trie tout de suite les papiers en 3 catégories :

  • Les papiers qui ne me serviront plus jamais > poubelle ou tiroir à brouillon.
  • Les papiers qui ne me serviront pas dans les jours à venir > archives.
  • Les papiers dont j’ai besoin en ce moment > pochette dans le tiroir.

Je me suis donc fait une pochette avec les papiers du moment que je range dans un tiroir. Ainsi quand j’arrive le matin, mon bureau ne contient pas de paperasse. Je ne suis pas agressé par mon travail et je peux me focaliser sur les tâches que j’ai décidé de faire.

Un bureau propre c’est une invitation à être motivé dès votre arrivée.

2) Ne pas se faire du mal pour rien.

Quelle est la position de votre bureau par rapport à la fenêtre ?

Rien de pire pour faire baisser son énergie que de travailler sur un écran dans lequel le soleil se reflète dans le mil !

Pour éviter cette gène, on se positionne généralement de façon à ce que le soleil soit dans le dos de l’écran, mais voilà que ce sont vos yeux qui souffrent et vous supplient de rentrer chez vous.

La meilleure solution est d’avoir une fenêtre pas trop proche du bureau et à 90° par rapport à votre écran et vos yeux.

Quelle est la position de votre bureau par rapport à la porte ?

On a tendance à positionner son bureau par rapport à la fenêtre pour les raisons évoquées ci-dessus, mais on ne pense pas toujours que notre positionnement par rapport à la porte est aussi important.

Imaginez-vous à votre bureau, concentré sur votre travail, un casque sur les oreilles, et quelqu’un qui arrive dans votre dos.
Vous ne l’avez pas vu venir, gros sursaut et ascenseur émotionnel garanti !

Des études on montré que l’on est plus efficace face à la porte avec un mur dans son dos.

L’effet de surprise impossible, nous sommes inconsciemment rassurés et notre esprit en paix nous élevons notre niveau de motivation. Si vous travaillez en openspace par exemple, les aménagements ne sont pas toujours possibles, mais ces astuces peuvent faire la différence.

3) Ne pas lire ses e-mails en premier.

À Progressif Media je dis souvent au chef de projet que “ce n’est pas le travail qui doit te gérer mais toi qui doit gérer ton travail”. Facile à dire, oui… Imaginez : c’est le matin, vous avez prévu d’avancer sur le dossier K2000, et dès votre arrivée vous lisez vos e-mails contenant des dizaines de demandes (qui ne concernent pas K2000). Quel sera votre réflexe ? Souhaitant répondre aux demandes, votre dossier devra attendre le lendemain, et parfois le surlendemain. Au final, vous serez en retard dans votre travail et votre niveau de motivation au raz des pâquerettes.

Si vous prenez l’habitude de ne pas lire vos e-mails en premier, ils ne vous mèneront pas par le bout du nez.

Cela vous permettra d’avancer réellement sur les dossiers importants et de prendre soin de ses clients qui ne vous mettent pas de pression constante (oui ça existe) mais attendent que les deadlines soit respectées.

À ce moment là, j’entends votre petite voix intérieure dire « et s’il y a une urgence ? ». Soyez-en certain, si c’est une urgence vous recevrez un appel !
D’ailleurs, la plupart des choses que l’on considère urgentes sont en réalité importantes et peuvent bien attendre 1h pour être traitées…

4) Arrêter de jongler.

Au début de ma carrière, j’essayais toujours de répondre dès qu’un collègue avait une question ou besoin que j’intervienne. C’est très tentant en open-space. On se dit aussi que répondre à une petite question sur Skype, Slack ou Messenger ne va pas nous faire perdre tellement de temps.

Résultat, je jonglais en permanence sur mes projets et ceux des autres. Je n’étais jamais à fond sur mes dossiers, ni vraiment concentré sur ceux des autres. Je vidais mon énergie et mon temps en vas et vient. Bref, rien de plus frustrant !

Puis j’ai compris à quel point le fait d’être focalisé sur une tache nous permet d’être efficace. Aujourd’hui je réserve du temps pour mes taches dès mon arrivée au bureau. Je mets mon casque et je ne réponds à personne. Cela me permet d’être efficace dans les premières heures de la journée et ainsi être complètement disponible en fin de matinée ou en début d’après midi pour les autres.

Cette méthode m’a permis d’utiliser au mieux mon énergie pour offrir une écoute active à mes collègues, qui de leur côté apprennent à poser les bonnes questions au bon moment.

Arrêtez de jongler et votre travail sera de meilleure qualité.

Et vous quelles sont vos techniques pour être motivé au bureau ?

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