3 critères imparables pour bien recruter

Prenez bien le temps de découvrir la personne avec laquelle vous allez développer une collaboration et vous diminuerez les risques d’échec.

C’est pourquoi l’entretien d’embauche ou de mise au point est très important car cela vous confortera par la suite dans votre répartition des rôles, des fonctions et des tâches.

Un CV ne fait pas tout : vous aurez besoin de connaître non seulement son parcours professionnel mais aussi sa personnalité.

1.   Découvrir Le « savoir »

« Je sais, je connais, j’ai appris »

Demandez-lui ses connaissances générales. Ce qu’elle sait, ce qu’elle connaît de son domaine de compétences, ce qu’elle a appris au cours de ses expériences.

Est-ce que cette personne a les connaissances nécessaires ? Quelles sont celles qu’elle ne maîtrise pas correctement, celles qui manquent à son actif ? A-t-elle les capacités et la volonté de se perfectionner et de les compléter ? Ce qu’elle sait aujourd’hui sera-t-il suffisant pour démarrer ?

2.   Découvrir Le « savoir-faire »

« Je suis capable de telle action, de remplir telle fonction »

Si face à vous, vous avez une personne qui n’a pas toutes les connaissances mais qu’elle couvre une bonne partie des compétences requises, alors vous saurez que vous pourrez lui confier des tâches similaires.

N’hésitez pas à comparer ce qu’elle sait faire avec la mission que vous souhaitez lui confier puis relevez les similitudes. Puis, posez-vous la question si elle a la capacité de suivre une formation pour combler ses carences.

3.   Découvrir Le « savoir être »

« Je suis ou je ne suis pas »

C’est une caractéristique personnelle, c’est ce qui fera réellement une différence entre deux personnes ayant le même parcours.
En effet, les personnes qui ont fait les mêmes études ont quasiment le même savoir et le même savoir-faire, car c’est bien souvent sur ces points que les écoles se concentrent.

J’ai collaboré avec plusieurs graphistes dans mon équipe ces dix dernières années, et j’ai pu me rendre compte que la plupart avait les mêmes savoir et savoir faire. Ils maîtrisaient tous très bien les logiciels et connaissaient les règles, les tendances, etc.

Mais ils n’avaient pas tous le même « savoir être ».

Un de ces graphistes montrait un caractère très organisé, et il était très doué pour tous les travaux requérant de nombreuses contraintes au niveau technique.

Un autre, par contre, était largement plus confus que les autres, et il était très difficile de lui confier des travaux des longs documents où beaucoup de coquilles risquait de rester apparentes, cependant, il était un créatif hors pair.
Chacun d’eux montrait plus ou moins les mêmes savoir et savoir-faire, mais leur savoir être était différent.

Autant il est plus facile d’aider quelqu’un à augmenter son savoir et son savoir-faire, autant le « savoir être » est plus compliqué à transmettre. Il concerne le « moi profond » de la personne, son « être intérieur » qui lui est propre et qui nous est inaccessible car cela fait partie de sa personnalité. En effet, il peut être inutile d’essayer d’améliorer la créativité d’une personne  ou la capacité organisationnelle d’une autre si les personnes ne sont pas faites pour cela. Avant de vouloir perfectionner  une personne dans un domaine, il est important de voir si ses “faiblesses” proviennent d’un problème d’apprentissage ou de personnalité.

Définir une « fiche de poste »

Un des plus gros facteurs d’échec, lorsque l’on délègue, est le manque de clarification de nos attentes. On ne devrait pas commencer à travailler ensemble tant que la mission n’a pas été clairement définie.

Pour vous aider à préciser vos attentes, avant de réaliser en bonne et due forme  une fiche de poste, voici 7 questions-phares :

  1. Quelles sont les raisons qui m’obligent à déléguer (Pour gagner du temps ? Parce que je ne sais pas faire ? Parce que je n’aime pas le faire ?)
  2. Comment vais-je mesurer la qualité du travail rendu ?
  3. Ce travail est-il important ?
  4. Que couvre-t-il dans sa globalité ?
  5. Quand doit-il être achevé ?
  6. Quel est le périmètre de décision de la personne ?
  7. Dans quel cas la personne doit-elle vous consulter avant de prendre une décision ?

Dans le cadre d’un travail administratif et comptable, voici également quelques précisions qui vous seront utiles :

  • Je délègue pour dégager du temps afin de me consacrer à l’essentiel de ma fonction, qui, me concernant, relève de la gestion d’équipes, de la mise en place de projets et la direction de l’entreprise
  • Le travail fourni est satisfaisant si :
    • Chaque lundi, je reçois un rapport des comptes clients et fournisseurs à jour
    • Avant le 17 de chaque mois la déclaration de TVA est faite
    • Avant le 10 du mois, le tableau de bord comptable est sur mon bureau
  • Ce travail est important afin de pouvoir prendre des décisions à temps en cas de perte de vitesse financière de l’entreprise
  • Je dois valider toutes les décisions d’un montant supérieur à 500 €

Quand vous aurez levé tous les doutes et affiné la mission, l’établissement d’une fiche de poste ne sera pas du luxe.

Rester toujours aux commandes

S’il y a un point dans la délégation où je me suis royalement trompé dans mes premières expériences en tant que manager, c’est bien sur la vérification du travail.

J’ai appris douloureusement que lorsque quelqu’un me dit « oui », cela ne veut pas dire que la mission confiée va être réalisée.

Déléguer ne signifie pas pour autant de vous éloigner complètement de votre rôle de manager, mais de le soulager en vous reposant sur trois principes :

1.   Je vérifie

Pour éviter les mauvaises surprises, dès que vous avez transmis les bonnes instructions, vous serez obligé de contrôler régulièrement le travail.

Aussi, dès que j’attribue une activité à l’un de mes équipiers, je me crée une tâche :  « Vérifier que … a bien été fait ». Cela m’évite d’oublier, et lors de notre pointage régulier, cela me permet de constater si chaque tâche a été faite.

Il est donc sécurisant pour vous comme pour votre collaborateur de vous appuyer sur un système de vérification du travail.

2.   Je fais confiance

Une confiance à double-sens : vous allez pouvoir vous reposer sur votre collaborateur, et propulsé par votre confiance, ce dernier va développer son assurance et ses capacités.

Naturellement, plus vous travaillerez avec une personne, mieux vous détecterez les types de tâches qui nécessitent absolument un contrôle détaillé et celles qui n’en ont pas besoin. Vous devrez juste  lui demander si la tâche en question a été effectuée.

Pensez également à faire des retours réguliers des résultats que vous attendez d’elle.

3. Je favorise la progression

La délégation va profiter à tout le monde : elle va améliorer la motivation, les capacités et les performances de toute l’équipe ; c’est le phénomène « réaction en chaîne » ou « effet papillon ».

Dans un premier temps, vous allez devoir établir le niveau d’importance de ce travail à l’aide de procédures qui définiront clairement le contenu de la mission.

Grâce à cette procédure, vous gagnerez en efficacité. Et votre collaborateur va lui-même être en mesure de perfectionner la procédure car il apportera des points d’amélioration qui seront sans cesse révisés.

C’est toujours bon d’avoir plusieurs regards sur nos procédures de travail, car avec le temps, on ne se rend bien souvent plus compte que certaines de nos procédures sont chronophages et mériteraient d’être améliorées.

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