1) Avoir un réel intérêt

Vous est-il déjà arrivé d’aller à une réunion en vous disant “je vais encore perdre mon temps dans une réunion inutile” ?

C’est le genre de réunion, où tout le monde est derrière son ordinateur en faisant croire qu’il prend des notes, alors que tout le monde regarde ses mails (bon ok, en vrai tout le monde est sur Facebook !).
J’ai déjà plusieurs fois entendu des personnes qui disaient : “s’il vous plait, on peut se concentrer ?”, “vous êtes avec moi là ?”.
Et si nous devions être à la gestion d’une réunion, on penserait “les gens sont vraiment indisciplinés, ils ont vrai problème de concentration, ils ne peuvent pas faire un effort !”

Personnellement, je pense que peu de personnes ont réellement un problème de concentration. Si vous voulez faire un test, regardez dans les transports en commun comme chacun est capable d’être concentré sur une conversation en ligne, un film, un article, un jeux etc…

  1. Est-ce possible que le problème vienne de la motivation ?
  2. Quel est l’intérêt pour chacun d’être présent à cette réunion ?
  3. Les participants ont-ils connaissance de l’intérêt de leur présence ?
  4. Si le résultat reste le même, ne faudrait-il pas changer de stratégie ?

J’ai pu observer plusieurs problèmes dans les réunions que je gérais :

  • La réunion était plus faite pour moi que pour les participants.
  • Je n’avais pas communiqué l’intérêt pour chacun.
  • La réunion aurait pu être remplacée par un email.
  • La réunion comportait des répétitions d’informations.

En effet, si vous commencez la réunion en expliquant pourquoi vous faites cette réunion et que la réunion a réellement un intérêt, les participants seront plus à même d’être attentifs.

2) Préparer et donner l’ordre du jour

La préparation et l’envoi de l’ordre du jour aux participants comporte plusieurs buts :

  1. Cela va vous permettre d’avoir une trame à suivre pendant la réunion, afin d’être certain d’aborder tous les points que vous souhaitiez.
    Fini les “à mince, au fait, j’ai oublié ceci, il faudra encore qu’on reparle de cela, ben on refera une réunion ! »
  2. Cela va permettre à chaque participant de se préparer pour cette réunion. Nombre de fois, où pendant une réunion on nous pose une question à laquelle on ne peut répondre, car ne sachant pas que ce point là serait abordé, nous n’avons tout simplement pas les informations avec nous. Stop aux allers-retours de salle en salle à la recherche de tel chiffre ou tel dossier. Dans le pire des cas, cela peut reporter une partie des points à une prochaine réunion, ce qui favorise déjà l’idée que les réunions ne servent à rien !
  3. Vous permettez ainsi à chaque participant de se sentir respecté. Gardez à l’esprit que, plus on a d’informations en amont d’une réunion, plus on sera à l’aise pour prendre la parole et donner ses idées. Se rendre à une réunion pour une raison inconnue, sans savoir qui sera de la partie, peut être très déstabilisant pour certaines personnes. Ajoutez à cela un niveau hiérarchique supérieur et les participants ne pourront pas s’empêcher de se demander s’ils sont convoqués pour faute grave !

3) Démarrez et finissez à l’heure

On a tendance à définir l’horaire de début de réunion sans définir l’heure de fin.

Pendant longtemps, je ne voulais pas prévoir la fin. Pour la simple et bonne raison que je ne savais pas vraiment combien de temps j’avais besoin. J’étais à la tête de la réunion et je ne savais pas moi-même ce qui allait exactement se passer…

Pourquoi définir une heure de fin ou une durée à vos réunions ?

  1. « Sans vision, le peuple périt ». Bref, si vous ne savez pas où vous allez, vous serez « mangés tout cru » par le temps qui file, en passant une demi-journée complète dans une réunion qui aurait pu durer 1h !
  2. Permettre à chacun de prévoir sa journée, en programmant d’autres rendez-vous ou tâches à faire après la réunion.
  3. Envoyer un message positif aux participants qui se sentiront respectés dans la mise à disposition de leur temps, leur parole et leurs ressources.

4) Gérer le timing

Qui a déjà participé à une réunion où seulement la moitié des points prévus été abordés, donnant forcément naissance à une nouvelle réunion ? (je pense qu’on peut tous lever la main !)

Quand le timing n’est pas géré, cela favorise le sentiment que les réunions sont inutiles et donc baisse le niveau général de motivation.

L’idéal est de prévoir un temps défini pour chaque point, en prévoyant une marge de « sécurité ».

Une bonne astuce est d’avoir une grande horloge en face de soi, afin de voir quand il faut passer aux décisions et aux points suivants (plus de détails à ce sujet au point 8 de cet article).

Exemple d’ordre du jour avec un timing :

  1. Premier point à aborder (15 min).
  2. Décisions premier point (5 min).
  3. Second point à aborder (15 min).
  4. Décisions second point (5min).

5) Donner la liste des participants

En indiquant la liste des participants, cela permet à chacun de se préparer psychologiquement à la réunion.

  • Il arrive que des réunions commencent très mal, parce que certains participants n’ont pas pu prévoir qu’ils allaient passer la matinée en face de celui ou celle qui leur génère des tensions.
    Bref, l’effet de surprise peut créer des émotions non contrôlées.
  • Cela permet aussi à chacun de finaliser son travail en fonction des participants de la réunion, plutôt que d’avoir une bonne vieille réflexion de quelqu’un qu’il ne pensait pas croiser « alors, t’attends quoi pour me communiquer les chiffres demandés depuis mardi ? » (euh, justement je comptais t’envoyer un mail après la réunion… #EssaieEncore #TensionAssurée).
  • C’est aussi un bon moyen de savoir vers qui se tourner pour donner ses informations à un autre participant quand on a soi-même une indisponibilité (déplacement, télétravail, maladie…).

6) Gérer le temps de parole de chacun et mettre à l’aise les participants

Dans chaque groupe, il y a toujours ceux qui aiment prendre l’initiative de la parole et ceux qui préfèrent attendre avec respect qu’on la leur donne.

Je me souviens d’un professeur de communication à l’I.U.T de Strasbourg, qui disait :
“mon rôle est que ceux qui l’ouvrent trop la ferment et ceux qui la ferment trop l’ouvrent”.

Ça reflète bien le rôle d’un animateur de réunion : faire en sorte que tout le monde ait la parole et que les idées de chacun soient dites. Attention, il ne s’agit pas de demander l’avis 30 secondes avant la fin de la réunion à celui qui n’a pas ouvert sa bouche depuis 2h !

C’est personnellement un des points que je trouve le plus dur à mettre en oeuvre, car on peut vite être emporté par les idées données et oublier ceux qui ne disent rien…

Ce que j’ai testé et qui fonctionne bien est de faire des tours de table. Cela permet que l’ordre ne soit pas en fonction de la hiérarchie, ni des plus grands « parleurs ». Les personnes moins à l’aise à l’oral peuvent ainsi anticiper leur tout de parole.

7) Supprimer les téléphones et autreS notificationS

  • À l’agence, on a mis en place le concept de “la pleine présence” pour les réunions. Cela signifie qu’on est pleinement là, connecté à la réunion et déconnecté du reste.
  • Seule la personne qui prend des notes a un ordinateur. Les téléphones ne rentrent pas dans la salle de réunion ; cela nous permet de supprimer tout élément qui pourrait nous distraire.
  • Si le téléphone de l’agence sonne, personne ne décroche. La personne peut laisser un message et sera rappelée juste après. Cela permet d’avoir des réunions agréables et efficaces.

8) Donner la next step

Imaginez cette situation : vendredi matin, réunion, problématique à traiter, brainstorming, fin de réunion.
une semaine plus tard, la même problématique revient sur le tapis (d’une énième réunion). Pourquoi ?

Rien n’a été décidé ! Lorsque vous faites une réunion, prévoyez toujours pour chaque point, l’étape suivante (la next step). Finissez toujours par : “ok, maintenant qui fait quoi ?”.

Cela permet de faire avancer les choses entre les réunions et donc d’éviter de faire réunion sur réunion sans que rien ne bouge :)

9) Faire un compte rendu

Vous allez me dire que c’est évident, la base. Oui, mais… C’est justement parce que c’est évident qu’on a tendance à oublier de le préciser et que tout le monde prend des notes personnelles, sans avoir de notes communes.

Les bons réflexes pour un compte rendu efficace sont :

  1. Nommer une personne
  2. Faire un compte rendu synthétique :
    a) Problématique soulevée
    b) Liste des idées et solutions
    c) Next step : Qui fait quoi et quand ?
  3. Envoyer le compte rendu rapidement (dans les 24h après la réunion).
Tu as un projet et tu ne sais pas comment le concrétiser :
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