Il y a plusieurs façons de gérer ses e-mails. La plupart d’entre nous ont une notification dès qu’ils en reçoivent et consultent leur boîte e-mails au fur et à mesure des réceptions.

C’est une super méthode pour que tous les e-mails soit gérés rapidement.
C’est aussi le meilleur moyen de ne faire que de la gestion d’e-mails !
Voici 3 conseils pour optimiser son temps.

1) Désactiver la notification des e-mails

Personnellement, je pense qu’il est préférable de désactiver la notification des e-mails, afin de pouvoir rester concentré et focalisé sur son travail et d’aller voir ses e-mails que lorsque nous l’avons décidé et prévu.

2) Prévoir des plages horaires pour lire ses e-mails

En ce qui me concerne, j’ai pris l’habitude de planifier ma gestion des e-mails 2 fois par jour :

  • Avant la pause de midi
  • En fin de journée

Cela me permet de ne pas brasser du vent en allers-retours incessants entre mes mails et mes tâches.

3) Avoir une méthode de traitement des e-mails

On peut perdre beaucoup de temps à gérer ses e-mails quand ils sont nombreux.

Voici la méthode que j’utilise pour que cette gestion me prenne le moins de temps possible.

  1. Je regarde la liste des mails et sélectionne tous les indésirables ou non-importants
    • Les pubs
    • Les e-mails où je suis juste en copie.
  2. J’archive les e-mails indésirables ou non-importants afin qu’ils disparaissent de ma boite de réception.
  3. Je parcours rapidement les e-mails, les uns à la suite des autres ainsi :
    • L’e-mail contient de l’information que je dois garder :
      • je place cette information dans un document sur Google Drive (vous pouvez utiliser Evernote ou autre)
      • j’archive l’e-mail
    • L’e-mail demande une réponse de ma part qui prend moins de 2 minutes, je le remets en non-lu.
    • L’e-mail contient une tâche à faire (y compris répondre à l’email en question) :
      • je place la tâche dans Todoist (Logiciel de gestion de tâches)
      • j’archive l’e-mail
    • L’e-mail contient une information ou une tache pour une autre personne de l’équipe :
      • je transfert l’e-mail ou j’ajoute une tâche à la personne sur Todoist
      • j’archive l’e-mail
  4. Je réponds aux e-mails que j’ai mis en non-lu à l’étape précédente.

Dès que j’ai répondu à un e-mail, je l’archive.

Avec cette méthode, je garde une boite de réception (quasi) vide même si je n’ai pas le temps de répondre à tous les e-mails.

Et vous, quelle est votre méthode pour gérer vos emails ?

(Répondez dans les commentaires)