Qui n’a jamais vécu la frustration de voir défiler les heures sans parvenir à diminuer sa (longue) liste de tâches ? !

Vous n’avez jamais dégluti, les mains moites et tremblantes en bafouillant, stressé : « Je n’aurai jamais le temps de tout faire… ! » ?

« J’ai été fréquemment piégé par le temps, notamment en fin de semaine, quand je consultais fébrilement mon agenda hebdomadaire et constatais, dépité, tout ce que je n’avais pas réussi à terminer !

En lisant un livre, j’ai découvert la loi de Parkinson dans lequel l’auteur explique qu’on perd beaucoup de temps parce qu’une tâche est plus chronophage qu’une autre, voire d’autres. En bref, selon lui, pour éviter de se trouver coincé par le temps, il est préférable de travailler à la dernière minute… J’ai choisi d’éviter d’en arriver là ! Mais cela m’a donné matière à réfléchir…
Un (petit ou grand ?) come-back s’impose… Au collège, souvenez-vous de ce cours de physique-chimie où le prof nous a appris que le gaz tend à occuper tout l’espace disponible… ? Ça vous revient ?…

Oui… Parkinson a étudié ce phénomène dans les administrations britanniques, et après bon nombre d’analyses et d’études, a créé la loi qui porte son nom :

« La loi de Parkinson pose que tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté. » Wikipedia

Après cette lecture, j’ai entrepris d’appliquer sa formule magique en notant, face à toutes mes tâches quotidiennes, la durée que j’avais décidé d’attribuer à chacune. Au fil de ma semaine, j’ai tenté de réduire cette plage horaire ; quand je pensais « 2h » , j’écrivais à la place « 1h30″ . Au final, qu’elle ne fut pas ma satisfaction devant ce petit miracle : j’avais réussi à la finir en 1h30 ou 1h45 pour 2h prévues à la base ! »

Voulez-vous connaître « ma méthode » , inspirée de Parkinson ?

1- LA MÉTHODE DU « TIC-TAC » :

Si vous voulez éviter de perdre trop de temps sur une même activité, choisissez de mettre en place un « compteur » .

C’est le même principe en cuisine : lorsque l’eau commence à bouillir, vous jetez les spaghetti en mettant en route votre minuteur pour avoir des pâtes al dente ou fondantes, selon vos goûts…

Vous ne devez absolument pas dépasser la durée de cuisson, sinon elles seront immangeables.

Dans notre travail, c’est la même chose. Si vous ne voulez pas que vos journées deviennent abominables, alors prenez rapidement cette simple décision, au choix :

  1. Utilisez un « time tracker »
    Personnellement, j’utilise toggl : on lance le compteur lorsque l’on commence une activité et, à tout moment, on peut vérifier depuis combien de temps on planche dessus.
  2. Utilisez un minuteur
    Vous programmez votre minuteur durant le délai imparti ; celui-ci sonnera lorsque le temps sera écoulé.
    Petite astuce : programmez un signal à la moitié du temps prévu afin d’être boosté pour finir vraiment dans les temps.

« Le tic-tac des horloges, on dirait des souris qui grignotent le temps » Alphonse Allais

2. LA MÉTHODE VISUELLE

Si vous êtes quelqu’un de visuel, que vous aimez vous « faire des films » ou vous projeter quand vous lisez ou écoutez une histoire, alors cette méthode vous correspondra certainement davantage que la première.

Elle vous donne le “champ visuel” sur votre planning en temps réel, vous permettant de détecter toutes les zones : les tâches accomplies et celles qui vous restent à achever.

Le principe est simple :

  • Dessinez un grand rectangle représentant votre durée de travail journalier
  • Ensuite, coupez en 2 votre rectangle afin de délimiter deux espaces : 1 pour le matin et 1 pour l’après midi
  • Puis, inscrivez vos tâches par ordre de priorité en créant d’autres rectangles dont la taille sera proportionnelle au temps que vous souhaitez allouer à chacune

Une fois votre todo list ou liste de tâches visuelle constituée, vous pouvez commencer à travailler. À la fin de chaque tâche, n’oubliez pas de rayer le rectangle correspondant (pour ma part, cela me fait un bien fou… cela signifie : « J’avance ! » ). Vous allez vite constater si vous respectez votre timing, car si 1/4 de votre journée est rayée à 12h, alors vous frôlez les heures supplémentaires…

Inversement, si 2/3 de votre journée est rayée à 12h, c’est que vous avez plutôt assuré et que vous pourrez aller chercher vos enfants à la sortie des classes ?…

« La journée est courte, mais la tâche à accomplir est immense » Lazare Wogue

3. LA MÉTHODE « FOCUS » POUR FIXER DES LIMITES

En limitant notre temps, cela nous oblige à rester focus. Sans la pression du temps, la tentation de flâner est trop grande :

  • aller sur facebook
  • se faire un café ou un thé
  • regarder les sorties ciné de la semaine
  • discuter avec un collègue

Alors que sous la contrainte-horaire, il nous est impossible de nous écarter de notre emploi du temps ; notre concentration sera telle qu’aucune distraction ne pourra la détourner. Nous resterons efficaces, très efficaces, et jusqu’à la fin de la journée.

Lorsque nous reculerons notre fauteuil pour nous étirer, que nous couperons notre portable, baisserons les stores et éteindrons la lumière en fermant la porte de notre bureau, nous aurons bouclé notre journée avec le sentiment d’un travail accompli. Le sourire aux lèvres nous contemplerons notre liste qui a rétréci… parce que nous avons été capables de gérer le temps, d’en fixer les limites.

« On a toujours bien assez de temps lorsqu’on l’emploie bien » Johann Wolfgang Von Goethe

Et vous, quelle est votre méthode pour gagner du temps ?
Essayez ma formule et dites m’en des nouvelles !
(Répondez dans les commentaires)