1- À la recherche du logiciel de mes rêves

Ceux qui me connaissent savent que je n’aime pas perdre mon temps. J’aime quand les choses sont efficaces. Depuis que je me suis lancé dans l’entrepreneuriat il y a 10 ans, j’ai testé un nombre astronomique de logiciels de gestion de tâches  :

  • Things
  • Wunderlist
  • Wunderkit
  • Clear
  • Asana
  • Any.do
  • Todoist
  • Trello
  • etc.

Et vous ? ! Quand j’en découvrais un nouveau, plus intéressant et plus efficace, je laissais tomber celui que j’utilisais auparavant. Mon objectif était d’avoir le meilleur logiciel, la méthode la plus efficace.

Un jour, j’ai lu un article qui révélait le paradoxe des personnes qui comme moi, souhaitent gagner du temps en le perdent à rechercher ZE logiciel ou méthode révolutionnaire.

Il fallait bien que je me l’avoue, j’étais dans ce cas de figure et c’était un scandale !
Ma quête pour optimiser au maximum mon temps de travail m’en faisait perdre encore plus à chercher de nouveaux outils, les tester, les adopter, pour en changer…

Avec du recul, je pense que tous les logiciels de gestion de tâches se ressemblent, avec des fonctionnalités voisines.

J’ai également été surpris de rencontrer des personnes très performantes avec une simple feuille de papier et un stylo, tandis que d’autres manquent énormément d’efficacité avec des outils évolués. Et là, j’ai compris  : l’important n’est pas l’outil mais la manière de l’utiliser.

C’est ainsi que je vous livre mon secret N°1 :
Ne perdez pas de temps à essayer d’économiser du temps.

« Que de temps perdu à gagner du temps ! »
Paul Morand

2- Comment choisir le bon logiciel ?

Quel que soit le logiciel que vous aurez décidé de mettre à profit pour la gestion de vos tâches, si vous ne l’utilisez pas à sa juste valeur, vous ne gagnerez pas plus de temps.
Que diriez-vous de prendre une décision maintenant et d’arrêter de faire la girouette ? Dites oui à un logiciel et non à tous les autres une bonne fois pour toutes.
Mais comment savoir si c’est le bon ?
Comment savoir si vous êtes faits pour vous entendre, si cela va durer, si vous pouvez vous engager ?

Croyez mon expérience. À chaque fois que j’ai voulu changer, j’ai dû changer mes habitudes, me familiariser avec de nouvelles  fonctionnalités avant de bien savoir m’en servir, faire migrer mes tâches en cours, dispatcher correctement les activités de projet à projet, c’était un vrai casse tête chronophage.

Vous voulez connaître mon secret N°2 ?
Peut-être que l’outil que vous aurez sélectionné ne sera pas le meilleur, mais c’est votre méthode de travail qui fera la différence.

« Le seul mauvais choix est l’absence de choix. »
Amélie Nothomb

3- La méthode la plus simple et efficace

Quand on a le souci de l’optimisation du temps, on tombe facilement dans le piège de se décider pour un logiciel trop sophistiqué qui va demander énormément de temps pour le compléter.
Oui, j’ai fait cette erreur.
Au début de mon activité, lorsque je devais planifier une nouvelle commande pour la création d’un site internet, je créais une activité par étape que je détaillais ainsi :

  • Conception
    • Modèle de page 1 v1
    • Modèle de page 2 v2
    • Modèle de page 3 v3
    • Modèle de page 1 v2
  • Maquette
    • Modèle de page 1 v1
  • Développement
    • Fonctionnalité 1
    • Fonctionnalité 2
  • Intégration
    • Modèle de page 1 v1
  • Recette
  • Mise en ligne

Vous comprenez que de compléter chaque étape me prenait un temps fou !

Aujourd’hui, j’ai simplifié pour diminuer ma gestion d’optimisation du temps, car à la question : « Est-ce vraiment nécessaire d’avoir tous les éléments de ma commande dans mon logiciel de tâches ? », ma conclusion a été d’opter pour une utilisation intuitive plutôt que sophistiquée, facteur supplémentaire de perte de temps.

Quel scandale de perdre du temps pour en gagner !

Si vous voulez vous simplifier la tâche ou que vous n’avez jamais utilisé de système de gestion de tâche, je vous conseille de commencer par une simple feuille A4. Oui, vraiment !
Vous pouvez ainsi diviser la semaine en colonnes, faire une lecture synthétique de votre planning, et barrer les tâches les unes après les autres. Simple et efficace.

« La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps. »
Théophraste

Vous l’aurez sans doute compris, mon secret N°3 est : Faites au plus simple.

4- Le logiciel a qui j’ai dit oui

À force de perdre du temps, j’ai tout simplement arrêté mon choix sur TODOIST.
J’apprécie d’utiliser cet outil qui offre une vue d’ensemble, comme les tâches non triées qui n’ont pas encore été rattachées à un projet, puis celles organisées dans la date du jour. Vous pouvez préciser votre lecture par semaine ou par dossier, mais le plus intéressant me concernant, se porte sur les tâches du jour, dans « aujourd’hui ».

« C’est parce qu’on s’imagine tous les pas qu’on devra faire qu’on se décourage, alors qu’il s’agit de les aligner un à un. »
Marcel Jouhandeau

L’intérêt est de bien définir les activités à réaliser dans la journée, en prenant garde de ne pas tomber dans le piège de constituer une liste trop grande, impossible à réaliser dans les 8h imparties. Reporter celles que vous n’avez pas pu accomplir le jour-même au lendemain a quelque chose de démoralisant car vous pouvez vite avoir l’impression de ne pas avancer.
Restez réaliste sur la longueur de la liste « d’aujourd’hui » !
Une astuce que je rajoute à cet onglet « aujourd’hui », est de catégoriser les activités à l’aide de codes couleur ; c’est un bon repère visuel pour trier par exemple le « perso » du « bureau ».

Enfin, voici mon secret N°4 : concentrez-vous sur aujourd’hui.

Et vous, avez-vous trouvé le logiciel de vos rêves ?
Quelle est votre méthode infaillible pour maximiser la gestion de vos tâches ?

Merci pour vos commentaires